受付

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受付

放送局に限らずですが、大きい会社には受付があります。最近特に、IT系の会社では受付をロボットやデジタル画面で自動操作するようなところも増えてはいますが、自社ビルを構える会社はエントランスに受付を設置し、お姉さんがアシストするというのが主流です。

受付のお仕事とはいったい何でしょう。もちろん座ってボーっとしているわけではありません。まず、社外のお客さまに対しての案内をしています。放送関係は特に、広く利用(視聴)していますし、あらゆるジャンルの外部客が日々訪問します。またテレビ局も兼ねている場所もありますので人の出入りは多いです。

次に社外のお客さまとの社内スタッフのつなぎを行います。放送局は社内で抱えるデータが多くまた機密情報・個人情報が多いので、社外の人との打ち合わせであっても社内に入ることはできないようにセキュリティが完備されているのでロビーでの面会・打ち合わせとなります。その際の呼び出しを受け付けの方が行うことになります。よくテレビで、○○部の○○さんと約束をしておりますと受付に人に投げかけるシーンを見ます。

そして、長くいる受付の方は特に社内にいるスタッフを把握しています。このスタッフはどういう仕事をしているなどの把握をしている事があり、お客さんが来た時には素早く対応できますし、お客側に映る印象も良いです。それから、勧誘のお断りも仕事として行います。というもの、保険や不動産サービスの営業さんは、不特定多数の人と接触できるので会社を狙って、アポイントメントを取り付けたり飛び入りの勧誘をしてくる場合があります。受付の方が丁寧に断ることもよくあります。何度かこの場面に遭遇したことがあります。失礼な勧誘をしてこられる場合もありますが、それでも笑顔で対処している姿を見かけます。

このように、来社される人は良いお客さまばかりではありませんが、いかなる場合でも真摯に対応する必要があるのでとても根気がいる仕事です。しかし、受付は会社に足を踏み入れた時に最初に通過する場所なのでそこの心象は顕著に現れるます。受付の心象で、相手のモチベーションが変わる場合もありますので、会社の顔である認識をしっかり持つ必要があります。

会社によって、秘書業務と兼務して受付業務をする事もありますが、受付業務としてアウトソーシングしているところが多いように思います。アウトソーシングとは言え、受け付け会社の顔ですので、社内スタッフの1員として自覚を持って勤められる方が良いです。

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